單位主管簡介：主任林柏宏
學歷：
- 國立臺灣海洋大學法律學系碩士
- 中央警察大學法律學系63期
經歷：
- 本局督察室督察
- 內政部警政署基隆港務警察總隊 副總隊長
- 新北市政府警察局中和分局副分局長
- 新北市政府警察局三峽分局副分局長
- 新北市政府警察局金山分局副分局長
組織編制
本室編制設主任1人、秘書1人、專員2人、股長6人、警務正9人、辦事員5人、書記2人
業務職掌
本室置機要、研考、文書、檔案、出納、庶務及其他有關秘書業務等事項。
1. 機要股:
- 機要文電之處理。
- 局長親〔密〕啟公文之登記及繕發。
- 有關交辦機要事項之處理。
2. 研考股:
- 文書管理研考工作。
- 各分局偵查隊公文時效督考。
- 公文統計與分析。
- 公文品質管考。
- 業務管考、特定案件管制等事項。
- 本局年度施政綱要、計畫之彙編,執行計畫進度月報表之提報。
- 本局中、長程計畫之彙編與管制。
- 提供年度施政計畫、列管建議事項,年度施政計畫列管案件年終考評、查證事宜。
- 市政府研考會列管專案計畫、彙整、轉報。
- 行政院暨市政府研考會轉發之有關管制考核法令之處理。
- 專案研究及委託研究之決定。
- 年度研究發展項目之選定、意見之審核、管制督導、聨繫協調。
- 研究發展各項報表之彙報查催,出國人員報告之管制處理。
- 市政會議市長指示事項之管制。
- 署務會報指〔裁〕示事項之管制事項。
- 本局局務會議、週報主席指〔裁〕示列管事項。
- 推動簡政便民之人民申請案件流程。
- 人民陳情案件管制事項。
- 本局工作報告撰擬〔含提供市府市長施政報告資料〕。
- 提升政府服務品質獎。
- 每月彙整本局最新警政工作資料暨各單位重要工作績效資料。
- 新北市健康永續發展委員會業務。
- 雙北合作、宜蘭新北合作與北臺八縣市業務。
3. 文書股:
- 公文之收發、登記、分文、繕印與校對。
- 收受郵件、包裹及人民陳情案件收發文。
- 紙本公文繕印、影印、校對及用印。
- 電子公文校對及發文。
- 紙本公文發文、郵寄及交換。
- 配合研考公文品質管考。
- 2日內到期公文稽催。
- 印信典守。
- 辦理公文講習等事項。
4. 檔案股:
- 檔案管理之策劃、督導、執行事項。
- 檔案管理之策劃與督導事項、歸檔公文之管理。
- 檔案管理之分類編案、編目、編卷、入檔等事項。
- 檔案調用催還事項、檔案之清理銷毀事項。
- 遺失或損壞檔案之處置事項。
- 檔案管理研究發展事項。
5. 出納股:
- 各項費款收支、保管事項。
- 開立本局各項收款收據及各類款項繳庫事宜。
- 本局保管金、保管品帳戶、義勇人員福利互助金專戶、署補助款專戶、E網通專戶、工程專戶、歲入等專戶收支登帳與核帳。
- 製作現金結存日報表、收據紀錄卡、公庫存款差額解釋表等報表。
- 依支出傳票簽發專戶存款支票。
- 辦理員工薪津(劃帳)發放相關事宜。
- 代扣各類貸款償還、法院強制執行償還款、公、健保費、退撫金及繳納作業。
- 本局零用金帳戶收支登帳、發放及核銷撥還作業。
- 繳納本局水電費、電話費等費用。
- 薪資、租賃、執行業務及其他各項代收、代繳及申報所得稅業務。
- 本局員工各項補助費、加班費、獎金等經費及退休人員各類款項轉發入帳作業。
- 管理本局退休人員健保費劃撥帳戶及約聘雇人員離職儲金專戶。
6. 庶務股:
- 辦公處所管理、物品採購、工友管理等事項。
- 推動「節能減碳」業務。
- 文具倉庫管理。
- 本局大禮堂、第一會議室、第二會議室、二樓會議室、休閒中心管理。
- 工友(人事、考核、福利)管理。
- 工友勞保、健保業務。
- 水、電、電梯、空調設備維護檢修工作。
- 水、電、電話、報章雜誌等費用核銷事宜。
- 餐廳膳食監督與管理。
- 理髮部之出租與管理。
- 員工消費合作社之督監與管理。
- 事務性物品採購事宜。
- 本局環境布置與清潔衛生管理。
- 每年聯合後勤科、會計室、政風室組成評核小組至各分局、大(隊)實施事務管理工作實地訪視檢核。
未來願景
- 強化政策統合協調。
- 落實管考服務提升。
- 精進施政管理績效。
- 創新策略研究發展。
- 加強公文管考工作，提昇公文處理效率及公文品質。
- 綠色採購環保再生。
- 發揮節能減碳成效。
- 完善帳務處理資訊化，有效控管作業流程，強化內部控管功能，提升整體之工作效益，積極增進內部及外部顧客滿意度。
- 提供各單位「便捷、迅速」的調卷、歸檔等作業流程。
單位: 秘書室